Organiser une impression en nombre

Je partage ici mon expérience pour ceux et celles qui aimeraient partager le fruit de leur travail sous forme papier. Cela peut servir à ceux qui envisagent la publication à compte d'auteur ou à ceux qui, comme moi, se lancent dans l'auto-publication à but non lucratif.

I : Le projet

Un certain nombre de mes lecteurs m'ont transmis leur désir d'avoir le format papier de mon histoire pour l'avoir dans leur bibliothèque ou l'offrir à des personnes qui ne lisent pas sur écran.

De mon côté, j'avais déjà utilisé des exemplaires papier pour présenter la fanfiction lors de conventions et en montrer un aspect tangible. Je n'avais que les trois premier tomes et j'avais bien envie de compléter ma collection.

Mon récit étant sur le point de se terminer et une relecture complète étant prévue, je pouvais désormais envisager de figer définitivement mon texte. L'idée de publier en papier pour les lecteurs a lentement fait son chemin.

Début juillet 2017, j'en ai parlé à des personnes que je connaissais. Artemissia Gold (Songe d'une nuit d'été) et Morgwen (HPFanfiction) m'ont fait bénéficier de leur expérience et m'ont prodiguée de précieux conseils. Elles sont restées proches de moi durant tout le projet.

II : Évaluation du prix de revient

A/ Le modèle de distribution

Mes premières recherches sur internet m'ont fait comprendre qu'il y avait deux modèles d'impression possibles :

La plate-forme de vente avait un immense avantage : je fournissais la base mais ensuite chacun gérait lui-même sa copie privée. Cela me demandait moins de travail (il ne me restait que le relecture) et m’évitait d’avoir à gérer de l’argent. Par contre, le prix était prohibitif. Vu le nombre de page et les frais postaux, c'était de l'ordre de 20 euros par livre, donc 80 euros au total pour la série. Cela m'a paru déraisonnable pour de la fanfiction, qui doit à la base rester gratuite.

Je me suis donc résignée à assurer la commande auprès de l'imprimeur et organiser la distribution.

B/ Le coût d'impression

J'ai continué à faire des simulations de prix sur les sites d'imprimeurs qu'on trouve sur internet. Les devis étaient très variables en fonction des entreprises, mais aussi du nombre d'exemplaires commandés. Or, à ce stade, j'ignorais totalement le nombre de demandes que j'allais recevoir.

C/ Choisir l'imprimeur

J'avais plus ou moins jeté mon dévolu sur un imprimeur (prix attractif et offre paraissant professionnelle), quand Morgwen m'a donné les coordonnées de Copy-Media, auquel elle avait fait appel pour la publication des ouvrages distribués par Héros de Papier Froissé. Elle m'a assuré que j'aurais des interlocuteurs qui seraient de bon conseil, ce dont j'avais effectivement besoin. Elle avait aussi constaté qu’il faisait du bon travail. Or la qualité de l'imprimeur - très difficile à évaluer quand on n'y connait rien - était un critère important pour moi. C’était très rassurant de m’engager avec l’assurance que l'impression serait bien exécutée.

J'avais déjà repéré l'entreprise mais leur site n'avait pas de générateur de prix en ligne et je n'étais pas allé plus loin. J'ai rempli le formulaire de demande de devis en expliquant sommairement le projet. Très vite, un commercial m'a appelé.

Ce premier contact a duré plus de 30 minutes. Nous avons discuté choix de papier et modèle de couverture. Nous avons validé le format que j'avais présélectionné (A5). Dans l'heure qui a suivi cette conversation, j’ai reçu un devis sur la base de 50 exemplaires.

C'était un peu plus cher que mon premier choix (mais pas tellement) et j'avais le conseil en plus. J'ai donc décidé de faire affaire avec cet imprimeur. Je n'ai pas regretté cette décision.

D/ Déterminer le nombre d'exemplaires

Pour fixer un prix, il fallait connaitre le nombre d'exemplaire à imprimer. Or je n'avais aucune idée du nombre de personne prêtes à payer pour avoir un texte déjà lu et qui resterait en accès gratuit. Il a fallu que je trouve une solution pour avoir un ordre d'idée.

Formulaire de précommandes en ligne

Début août, j'ai ouvert un questionnaire en ligne. Les personnes intéressées pouvaient me laisser :

Je n'avais toujours pas terminé la publication en ligne, ce qui m'a permis de mettre une note à la fin de mes chapitres pour prévenir les lecteurs du projet et de leur indiquer le lien de pré-inscription.

Les réponses

Dès le premier week-end, mon questionnaire a enregistré 50 réponses.

J'ai alors évalué que je pouvais tabler sur une centaine de commandes. J'ai recontacté mon imprimeur et je lui ai donné ce nouveau chiffre en précisant que c'était une série, donc une commande de 400 livres en tout. Cela a fait baisser le prix au livre de manière drastique.

À noter que si vous choisissez l'impression à la demande, il n'y a pas de baisse sur les séries. Les impressions et les livraisons sont indépendantes pour chaque tome, et on ne peut profiter de la dégressivité des prix. Chez un imprimeur, le nombre de volumes total est décisif, même si le nombre de BAT et de fichiers à vérifier comptent aussi un peu.

E/ Définition du prix définitif

Deux éléments entrent en compte pour déterminer le prix :

Sachant que le prix influe sur le nombre de commandes, et que le nombre de commandes influe sur le coût, la définition du prix n'est pas évidente (sur Excel, cela s'appelle une référence circulaire !).

Coût de l'impression

L'étape suivante était la commande ferme et le réglement (je ne pouvais pas lancer de commandes sans être certaine de pouvoir la régler). Il faillait donc déterminer définitivement combien je devais demander pour faire face aux sommes que j'allais devoir débourser.

En septembre, j'avais atteint 150 précommandes. Je suis partie sur l'hypothèse d'une commande de 200 séries (800 livres). Le prix au livre descendait alors à 5 euros. Cela faisait donc 20 euros par série.

Coût de la livraison

J'ai prospecté les prix de livraison de colis (entre 3 et 4 kg). Ce que j'ai trouvé de moins cher était 8 euros avec Mondial Relais. Je pressentais cependant que certains colis devraient être livrés par La Poste, ce qui coûtait 15 euros (pour ceux n'ayant pas de relais à proximité ou pour les livraison à l'étranger).

Heureusement, la livraison par La Poste de livres à l'étranger bénéficie d'un tarif "Livres et Brochures" qui est relativement avantageux. Ce tarif a pour but d'encourager la diffusion de la culture française hors des frontières. Du coup, les territoires d’Outre-mer qui sont supposés être déjà de culture française en sont exclus.

Par ailleurs, certaines séries n'auraient pas de coût d'envoi, car je prévoyais de donner directement les livres aux personnes habitant en région Paris.

Prix solidaire ou individuel ?

J'avais deux solutions possibles : soit définir un prix d'impression et ajouter à chacun le prix réel de livraison (entre 0 et 50 euros), soit calculer le prix global, faire une moyenne et faire payer tout le monde pareil.

La seconde solution présentait deux avantages :

Mais il y avait cependant un problème : je ne pouvais pas connaître à l'avance la répartition entre les destinations Paris / France métropolitaine / étranger bénéficiant du tarif livres / Outre-mer n'en bénéficiant pas. Mes calculs pouvaient donc s'avérer faux et me faire perdre de l'argent (ou en gagner trop). J'ai cependant adopté cette démarche car les deux avantages me paraissaient importants.

J'ai donc établi un prix en me basant sur :

Je suis arrivée à un prix de 30 euros par série. Cela m'a semblé raisonnable, même si mon équilibre budgétaire était encore un peu précaire. Je ne voulais pas faire payer davantage à des personnes qui, pour certaines, me suivaient depuis 10 ans.

III : La structure juridique

Le modèle de distribution choisi impliquait que j’allais servir de relais entre les acheteurs et les fournisseurs (l’imprimeur et la Poste). Artemissia et Morgwen m'ont fortement conseillé la forme associative. Cela bornerait mon projet et me permettrait à avoir une comptabilité indépendante et transparente. J’ai ainsi créé avec elles l’association Créations de fans.

A/ Création d'une association à but non lucratif, loi 1901

Avec la procédure par internet, c'est relativement facile. Il faut aller sur le site service-public-asso.fr. A partir de cette page, vous pouvez créer un compte et suivre les instructions. Tout est expliqué en détail ici.

Les documents à fournir :

Il n'est pas difficile de trouver sur internet des exemples pour rédiger les papiers demandés (kit gratuit). De mon côté, j’ai pas mal élagué les exemples, car je n’avais besoin pas d'une structure compliquée.

L'objet de Créations de Fans est : Promouvoir et diffuser le travail des fans. Participer à des conventions, organiser des conférences, publier et vendre des fanzines, ainsi que toute autre activité propre à faire connaitre les créations de fans.

Il faut être au moins deux personnes pour créer une association (à la base la création d'association est un contrat), mais on peut être à la fois président et trésorier (ce qui donne les pleins pouvoirs à celui qui joue ce rôle). Morgwen et Artemissia ont bien voulu m'accompagner dans l'aventure et devenir membres de mon association. Nous avons fait tourner les papiers à signer entre nous : chacune de nous imprimait, signait, puis scannait pour envoyer à la suivante.

Note : depuis, j'ai découvert qu'on pouvait signer un PDF sans l'imprimer. Il suffit de scanner sa signature une fois pour toute puis d'ajouter l'image au PDF

Quelques jours plus tard, le Récépissé de déclaration est accessible sur le site. Il faut encore attendre la publication au Journal Officiel pour que l'association soit constituée. On reçoit par la poste copie de l'annonce quelques jours après (avec la facture de la publication - 44 euros).

À partir de là, on peut ouvrir un compte en banque au nom de l'association.

B/ Ouverture d'un compte en banque

J'ai regardé les banques qui avaient des formules pour les associations. J'ai présélectionné le Crédit Mutuel et La Banque postale. Les deux établissements proposent des tarifs équivalents (55 euros par an pour un compte avec chéquier et interface internet).

Finalement j'ai choisi la Banque postale pour deux raisons :

L'ouverture se fait en 2 temps :

Il faut renvoyer le tout et attendre. S'il manque des papiers, on est averti par mail et invités à compléter le dossier en envoyant des scans.

Ensuite, on reçoit le lien et le code d'accès par courriers séparés, suivi de près par le chéquier.

C/ Délai

Si tout se passe bien, la création de l'association et ouverture du compte prennent trois semaines à un mois. Dans mon cas, cela a pris six semaines pour que tout soit bouclé.

Ce qui a retardé la procédure :

Petit couac :

Une fois le compte ouvert, j'y ai rattaché le compte paypal que j'avais précédemment créé. Je pouvais alors recevoir et envoyer de l'argent.

IV : La livraison des livres

En parallèle, le formulaire de précommande continuait à se remplir. Les 100 précommandes étaient montées à 150 puis à 200.

J'ai commencé à réaliser que j'allais me retrouver avec 400, puis 500, puis 600 livres dans mon salon (après j'ai arrêté de compter). J'ai aussi appris entre-temps que les livres étaient livrés par l’imprimeur sur le trottoir, et qu'il faudrait que je les monte moi-même chez moi (sauf si le livreur était sympa). Mon mari s'est chargé de m'indiquer combien de kilos cela représentait. Un cauchemar.

Heureusement, Facebook est un formidable outil de communication et certains se sont proposés pour m'aider le jour de la livraison, puis celui de l'empaquetage (parce qu’il fallait rassembler 4 livres venant de cartons différent dans un même contenant). Mais cela a continué à me tracasser pas mal quand même...

J’en ai parlé mi-septembre lors d'un repas de famille (oui, j'étais un peu monomaniaque pendant cette période) et un cousin m'a parlé d'une start-up, Sympl, qui s'occupe d'emballer et faire livrer les colis. Je pouvais directement faire arriver mes livre à leur entrepôt et ne plus m'occuper de rien (sauf de payer et donner les adresses d'expédition). J'ai appelé dès le lendemain.

L'entreprise m’a fait une offre très satisfaisante. Elle composerait les séries et emballerait les livres, puis ferait expédier les colis qui devraient l'être (plus de la moitié des commandes étaient concernées). Le reste me serait livré chez moi (sur le pas de porte, et non sur le trottoir).

Le prix d'expédition proposé était plus cher que prévu (9,55 contre 8 euros) et il y aurait 0,60 centimes d'emballage mais :

  1. les livres étaient assurés d'un bout à l'autre de la chaîne (par l'imprimeur, les livreurs, l'embaleur)
  2. c'était beaucoup de temps et d'efforts en moins (et vu l'état où je me suis retrouvés après 15 semaines intenses de relecture et de gestion du projet, j'ai réalisé rétrospectivement que j'aurais eu du mal à gérer)
  3. la livraison était sur le pas de porte et non en point relais (plus sûr)
  4. je n'avais pas à acheter cartons et sacs
  5. ce serait emballé par des pros (moins de livres abîmés)

Compte-tenu que j'avais de meilleurs prix qu'eux pour l'international (je pouvais demander le prix Livres et Brochures qu'ils ne géraient pas), il a été décidé qu'ils ne livreraient que les paquets en France (environ 150 sur les 250 prévus à ce moment-là).

IV : Les commandes et le réglement

Tout était désormais en place et le compte en banque était ouvert. Je pouvais ouvrir les commandes fermes.

A/ Le formulaire de commande

Les informations récoltées

L'emballeur-expéditeur m’avait indiqué les informations dont il avait besoin pour faire assurer les livraisons. De mon côté, je devais avoir certains renseignements pour m’organiser et gérer ces commandes.

Il fallait :

Indication pour procéder au paiement

Pour récolter les fonds, j’avais exclu d'utiliser un moyen de crowfunding (comme Ullule) ou avoir une interface de paiement en ligne, car je n'ai pas voulu ajouter les frais que cela implique au prix d'achat (au moins 10%).

Les moyens de paiement proposés ont donc été :

B/ Le suivi des commandes et des règlements

J'ai choisi le formulaire google pour mes commandes. C'est assez pratique car on peut avoir un tableur qui récapitule les commandes au fur et à mesure. J'ai ajouté des colonnes au bout pour faire le suivi.

J'y indiquais :

J'ai créé une autre feuille dans ce document pour suivre le nombre de commande, la répartition par type de livraison, combien j'avais reçu, combien je devais encore recevoir. Cela me permettait de vérifier si je rentrais dans mes frais et savoir le nombre de commandes que j'allais faire à l'imprimeur.

Sur une autre feuille j'ai remplis mes commandes à moi : les séries pour l'équipe (8 puis 10 personnes) et mes propres exemplaires (4 pour moi et 3 pour des cadeaux que j'ai payé au prix imprimeur sans les frais de port).

Enfin, j'avais des feuilles avec des tableaux croisés dynamiques pour suivre la répartition par mode de règlement et par pays de livraison.

Tout au long de l'opération, j'ai croisé ce que j'avais sur mon compte en banque et sur mon compte Paypal avec les règlements effectifs pour être certaine de ne rien oublier. J'ai aussi chaque soir envoyé les confirmations de commande aux lecteurs dont j'avais réceptionné le règlement (sur paypal, sur le compte en banque ou par chèque dans la boite à lettre de l'association)

J'ai ainsi pu suivre le nombre de commandes, celles qui étaient réglées, les réglements à recevoir, où j'en étais dans mon équilibre budgétaire. J'ai ensuite pu suivre les colis envoyés, ceux que je devais remettre, ceux qui devaient être remis plus tard.

J'avoue que je n'ai pas fait de déclaration à la CNIL pour cela.

Au final

Combien de séries ?

Finalement, j'ai commandé 325 séries. Au moment où l'impression a été lancée, j'avais des commandes pour 288 séries. A cela, il fallait ajouter 12 séries pour ceux qui avaient fait partie de mon équipe (relecteurs historiques, graphistes, conseil) et 6 séries pour moi (usage personnel et cadeaux), soit 306 série. J'ai donc pris donc 19 séries d'avance.

Quand les destinataires ont commencé à poster sur mon mur Facebook des images de mes livres arrivés chez eux (juste sortis de la boite ou déjà intégrés dans leurs bibliothèque), leurs "amis" les ont questionné dessus. Ce "second cercle" a pu télécharger les livres numériques ou me commander des livres papier. Les 19 séries d'avance ont rapidement trouvé preneur.

Distributions à l'étranger

Nous avions une vingtaine de colis à faire partir pour l'étranger. Monsieur Alixe s'est chargé de cette tâche. Il a commencé par les destinations les plus lointaines (Réunion et Nouvelle-Calédonie), puis celles qui n'étaient pas en Europe (Canada et Israël), puis finalement de l'Europe (Suisse, Pays-bas, Luxembourg, Allemagne, Belgique).

Distributions sur Paris

J'ai assuré la plupart des distributions sur Paris dans un café, sur trois dates (samedi ou dimanche). J'avais crée un "Doodle" pour permettre à chacun de s'inscrire et me permettre d'apporter le nombre de colis correspondant. J'ai eu des rencontres de 15 à 20 personnes. Certains devaient repartir rapidement, d'autres ont pu s'asseoir un moment pour discuter (ça faisait très IRL). J'ai renoués avec de vieilles connaissances, croisé de parfaits inconnus et enfin fait connaissance de personnes que je connaissait par écran interposé depuis longtemps.

Ceux qui n'ont pas pu se rendre à ces sessions sont venus directement chez moi et sont restés entre 10 minutes et 2 heures.

Seconde série d'envois en France

Les commandes effectuées après la première livraison ont été envoyées, toujours par l'intermédaire de l'entreprise Sympl, fin janvier.

Chronologie

Passer la souris sur les dates colorées pour voir les actions

Janvier - 2017
L M M J V S D
1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22Publication chapitre 22 des Sorciers
Résolution de terminer l'histoire avant la fin de l'année
23 24 25 26 27 28 29
30 31
Février - 2017
L M M J V S D
1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25 26
27 28
Mars - 2017
L M M J V S D
1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25Publication du chapitre 23 des Sorciers 26
27 28 29 30 31
Avril - 2017
L M M J V S D
1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23Publication du chapitre 24 des Sorciers
24 25 26 27 28 29 30
Mai - 2017
L M M J V S D
1 2 3 4 5 6 7Publication du chapitre 25 des Sorciers
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21Publication du chapitre 26 des Sorciers
22 23 24 25 26 27 28
29 30 31
Juin - 2017
L M M J V S D
1 2 3 4Publication du chapitre 27 des Sorciers
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18Publication du chapitre 28 des Sorciers
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30
Juillet - 2017
L M M J V S D
1 2Publication du chapitre 29 des Sorciers
Appel à fanart en vue d’illustrer formats numérique de la série
3Contact avec Morgwen d’HPF
On parle d'un éventuel projet de livres papier
Elle se porte volontaire pour faire la maquette de la couverture
4 5 6 7 8 9Discussion avec Artemissia
Elle conseille de créer une association
10 11 12 13 14 15 16Publication du chapitre 30 des Sorciers
Annonce de possibilité livre papier (copie individuelle)
Évaluation du prix : 20 euros par tome
Premières pages du site hp7troisquart mises en ligne
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26Morgwen conseille l’imprimeur Copy-media 27Premier contact avec Copy-media
Premier devis
28 29 30Publication du chapitre 31 des Sorciers
Décision de la commande groupée pour faire descendre le prix
Le prix est évalué à 40 euros par série
Lancement du formulaire de pré-commande
Début de la relecture des Survivants
31
Août - 2017
L M M J V S D
1 2 3 4 5 6Watou propose d’illustrer les couvertures
7La rédaction des Sorciers arrive à son terme 8 9 10 11 12 13Publication chapitre 32 des Sorciers
On atteint les 100 précommandes
Détermination du prix définitif à 30 euros par série
Watou transmet image du dessin pour la couverture du premier tome
14 15 16 17 18 19 20Publication du chapitre 33 des Sorciers
21 22 23 24Décision de créer une association 25Première maquette de couverture pour le tome 1 26 27Publication du chapitre 34 des Sorciers
28 29Statuts de l'association rédigés avec l’aide d’Artemissia et de Morgwen 30 31
Septembre - 2017
L M M J V S D
1Publication du dernier chapitre des Sorciers
Signatures par les trois membres de l'association du PV constitution association et des statuts
Soumission de la création de l’association sur le site en ligne
2 3
4 5 6Récépissé de déclaration disponible 7Début envoi tranches de correction du tome 1 8 9 10
11 12 13 14 15Rendez-vous téléphonique avec Banque Postale 16 17
18 19Réception formulaires papier pour ouverture compte Banque Postale 20Envoi papiers complétés à la Banque Postale 21Idée d'ajouter des marque-page 22Contact avec emballeur Sympl 23 24
25Banque Postale demande complément de dossier par mail 26Début envoi tranches de correction du tome 2 27 28 29 30
Octobre - 2017
L M M J V S D
1
2 3 4Ouverture du compte bancaire 5 6Réception identifiant pour accès compte en ligne 7 8
9Image définitive pour couverture tome 1
Début envoi tranche de correction du tome 4
10Premier jet de la couverture du tome 2
Envoi à l’imprimeur du PDF du tome 1 pour BAT
11Mise en ligne formulaire de commande définitive
Premiers règlements sur Paypal
12 13Réception BAT du tome 1 14Début envoi tranche de correction du tome 3 15
16 17 18Watou soumet dessin de couverture pour le tome 3 19Premières maquette de couverture du tome 3
Fablio partage les premiers croquis pour marque-page
20 21 22
23Watou livre dessin de couverture pour le tome 4
Premier jet de la maquette de couverture pour le tome 4
24 25 26 27 28 29Envoi à l’imprimeur du PDF du tome 2 pour BAT
30 31Maquette tomes 3 et 4 avec tous les éléments
Novembre - 2017
L M M J V S D
1 2 3Réception du BAT du tome 2 4 5
6Achat tampon Hibou postal 7 8Envoi à l’imprimeur du PDF du tome 4 pour BAT 9 10Réception du BAT du tome 4 11Article sur le blog culturel "Songe d’une nuit d’été"
Fablio transmet PDF des 4 marque-page
12
13Envoi à l’imprimeur du PDF du tome 3 pour BAT 14 15Réception du BAT tome 3
Achat des étiquettes pour le tampon hibou postal
16Envoi de tous les PDF définitifs à l’imprimeur (texte, couverture, marque-page) 17Imprimeur soumet BAT numérique 18PDF des 4 tomes mis en en ligne sur site pour téléchargement
Erreur repérée pour le tome 2 (inversion de chapitres)
19
20Envoi à l'imprimeur PDF corrigé pour le tome 2
Bon pour accord pour impression des 4 tomes et des marque-pages
21 22Réception des étiquettes pour les tampon hiboux postaux 23 24 25Ouverture Doodle pour prendre rendez-vous pour les distributions sur Paris
Impression des livres terminée
Remise des livres par l'imprimeur à un transporteur
Impression des étiquettes tampon hiboux postaux
26Les 4 tomes sont proposés en format numérique (PDF + EPUB + AZW) sur le site hp7troisquart
27Fermeture du formulaire de commande 28Livraison des livres chez l’emballeur 29 30Empaquetage terminé
Les livres pour la France sont transmis à un transporteur par l’emballeur
Réception des premier SMS du transporteur par les destinataures
Décembre - 2017
L M M J V S D
1Réception des colis pour Paris et pour l'étranger chez moi 2Première distribution Paris
Début envois postaux Outre-mer
3
4Fin des envois postaux Outre-mer 5Début des envois postaux Europe 6 7 8 9Seconde distribution Paris
Fin des envois postaux hors Europe
10
11Envois postaux en Europe 12 13 14 15 16Troisième distribution Paris 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 31

En vert   Publication de chapitres en ligne
En marron   Envoi d'un PDF pour obtenir le BAT (Bon à tirer)
En bleu   Accord pour impression des 4 livres et des marque-pages


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